Viele Veranstaltungen sind in diesem Jahr wegen Corona ins Wasser gefallen. Netzwerktreffen, Meetings, Workshops – all das war in der herkömmlichen Form nicht möglich. Auch den OSNA HACK hat Corona getroffen. Doch die Organisatoren wollten ihn partout nicht absagen und haben sich daher eine Alternative überlegt: OSNA HACK 2020, 100% digital.
Der OSNA HACK ist ein Hackathon, bei dem Teams aus Designern, Softwareentwicklern und Kreativen innerhalb von 30 Stunden gemeinsame Ideen, Lösungen oder sogar Prototypen entwickeln. Das Ziel: Sie sollen den Raum Osnabrück lebenswerter machen. Eine Jury aus Fachleuten (s. Foto) bewertet die Ergebnisse.
Und plötzlich 100% digital
Jan-Luca Oberländer von der SWO Netz GmbH sitzt auf dem Ledersofa im Studio der maze GmbH und plaudert mit mir. Erst vor wenigen Monaten war klar: Der OSNA HACK kann nicht wie geplant stattfinden. Eine Alternative muss her. Ende März entschied sich das Team dann, den Hackathon als digitales Event aufzuziehen. Jetzt liegen Wochen der Vorbereitung mit vielen Herausforderungen hinter Jan-Luca. Wie können sich die Teams digital treffen? Wie präsentieren sie ihre Ergebnisse? Und wo findet die Preisverleihung statt?
„Es gab schon virtuelle Hackathons, aber wir haben auch noch einmal viel Wert darauf gelegt, den Hackern das Gefühl vom OSNA HACK nach Hause zu bringen“, sagt er. So bekommt am ersten Abend des Hackathonas jeder Teilnehmer seine Wunschpizza für ein gemeinsames virtuelles Pizzaessen frei Haus geliefert. Außerdem hat ein Care-Paket mit Tasse, T-Shirt und anderen Merchendisingartikeln bereits für Vorfreude in den Teams gesorgt.
Programm auf der virtuellen Nebenbühne
Jetzt ist es soweit. Die Teams haben sich in einem ersten Online-Meeting gebildet und beginnen mit ihrer Arbeit. Sie finden sich an den verschiedensten Orten zusammen, erzählt mir Jan-Luca. Eine WG arbeitet aus der gemeinsamen Küche, eine andere Gruppe schaltet sich komplett per Videokonferenz zusammen, eine dritte mietet sich sogar spontan einen großen Raum im Osnabrücker ICO, um dort mit Abstand zueinander ihre Ideen umzusetzen.
Das Studio von maze
ist professionell ausgestattet und die Übertragung wird von technischen Experten wie Bildmischern, Kameraleuten und Tontechnikern begleitet.
Währenddessen beginnt im Studio von maze in Osnabrück das digitale Begleitprogramm des OSNAHACK, das ich moderieren darf. Nacheinander begrüße ich unterschiedlichste Gesprächspartner neben mir auf dem Sofa oder vor mir auf einem Bildschirm. Nach einem kurzen Interview geben Wissenschaftler, Geschäftsführer und Selbstständige in kurzen Keynotes Einblick in aktuelle digitale Themen – von smarten Stromzählern über agile Arbeitsmethoden bis hin zur Künstlichen Intelligenz. Und zwischendurch schalten wir natürlich immer wieder zu den Hackern, um zu fragen, wie es läuft.
5 Gründe für ein Digital-Event
Schnell kristallisiert sich heraus, der OSNA HACK 2020 wird zum Erfolg. Die Zugriffszahlen auf den Livestream sind extrem zufriedenstellend, die Stimmung unter den Hackern gut und jeder, der das Studio betritt, ist von der professionellen Ausstattung angetan.
Der OSNA HACK 2020 ist ein gutes Beispiel dafür, dass Digital-Events nicht nur funktionieren, sondern einen großen Mehrwert haben. Konnte bislang nur eine begrenzte Anzahl am Begleitprogramm des Hackathons teilnehmen, kann jetzt jeder in den Livestream schalten. Ganz automatisch wird mit einem solchen Digital-Event unserer neuerlernten On-Demand-Haltung Rechnung getragen. Interessierte können ganz nach ihren zeitlichen Ressourcen und Interessen an- und abschalten.
Im Studio von maze werden die Events zusätzlich direkt aufgezeichnet. Auf diese Weise ist das Event extrem nachhaltig. Das Video kann später zum Beispiel für einen Imagefilm verwendet werden. Außerdem kann die Aufzeichnung als Ganzes oder in Kurzvideos geschnitten in den Sozialen Medien veröffentlicht werden. So sind die Keynotes und Interviews des OSNA HACK zum Beispiel heute noch komplett auf YouTube zu sehen.
Hier einmal eine ganze Liste von Vorteilen im Überblick:
- Zuschauer können nach Interesse und zeitlichen Ressourcen ins Programm schalten
- Zuschauer sparen sich Anfahrtswege
- Referenten oder Experten können auch aus anderen Städten und Ländern zugeschaltet werden
- Studios schaffen eine besonders professionelle Atmosphäre
- das aufgezeichnete Events kann auch nach der Veranstaltung noch genutzt werden
Vorraussetzungen für ein gelungenes Digital-Event
Natürlich gibt es auch einige Voraussetzungen für das Gelingen eines Digital-Events. Ganz oben steht dabei eine gute Organisation. Es ist zwar möglich, Events auch spontan zu veranstalten. Besser ist allerdings eine frühzeitige Vorbereitung, bei der alle Beteiligten von Anfang an mit ins Boot geholt werden.
Der Erfolg steht und fällt selbstverständlich auch mit dem Programm. Die Keynotes müssen spannend, die Referenten motiviert und die Themen auf die Zielgruppe zugeschnitten sein. Deshalb müssen die Organisatoren sich rechtzeitig an die Recherche und das Telefon setzen können. Wichtig ist auch, dass alle Gäste umfassend gebrieft werden. Was sind die technischen Anforderungen an die Keynote? Wann geht es in die Maske? Wann findet der Soundcheck statt? Über dies und alle anderen Einzelheiten sollten die Beteiligten informiert werden. Der positive Nebeneffekt: Je besser Speaker vorbereitet werden, umso geringer ist die Aufregung 🙂
Hier sind noch ein paar weitere Garanten für den Erfolg eines digitalen Events:
- ein professionelles Studio mit technisch-versierten Kameraleuten, Bildmischern und Tontechnikern,
- eine gute Atmosphäre vor Ort, zum Beispiel durch den Empfang der Gäste, eine Maske und ein Catering,
- eine kompetente und charmante Moderation (liegt mir natürlich aus eigenem Interesse besonders am Herzen 😉 … wie ich mich auf Events vorbereite, gibt’s übrigens in unserem Artikel „Ein guter Moderator ist wie ein Hosenträger“ zu lesen)
Das Highlight kommt zum Schluss
Nach 30 Stunden endet der erste 100% digitale OSNA HACK mit der Präsentation der Ergebnisse. In der Arena bei maze, die ein bisschen an das Studio von „The Voice of Germany“ erinnert, sitzen die sieben Jurymitglieder in blau-schwarzem Licht. Die Teams haben ihre Ergebnisse jeweils in kurze Filme „verpackt“, die nun nach und nach eingespielt werden. Anschließend schaltet Marco Hörmeyer von den Stadtwerken Osnabrück, der das Abschlussevent moderiert, zu den jeweiligen Gruppen. Die Jurymitglieder stellen fragen, die Teams antworten und verraten, wie groß ihre Aufregung ist.
Nach zwei Stunden stehen die Sieger fest. Der erste Platz geht an Packosel mit ihrer Anwendung, die bald einen taschenlosen Einkaufsbummel ins Osnabrück möglich machen könnte. Die Freude des Teams ist über den Livestream zu sehen … und zu hören. Selbst das funktioniert also beim digitalen Event.
Fazit
Digitale Live-Events werden uns in Zukunft begleiten. Natürlich können und sollten sie nicht jedes Face-to-Face-Netzwerktreffen ersetzen. Manche aber schon. Warum nicht mal ein oder zwei Treffen pro Jahr digital und die anderen in gewohnter Form veranstalten? Das ist ganz bestimmt eine Bereicherung für Gäste, Besucher und Veranstalter. Zum einen, weil es Zeit und Geld sparen kann, zum anderen, weil es einfach mal etwas anderes ist und der zunehmenden Digitalisierung Rechnung trägt.
Und natürlich gibt es auch noch die Möglichkeit eine „herkömmliche“ Veranstaltung mit einem digitalen Event zu verknüpfen – also eine „Hybridfassung“ wie OSNA HACK-Organisator Jan-Luca es nennt.
Extrastoff für die Ohren
Über die Vorteile von Digital-Events haben Christine, René und ich auch in unserem Podcast „Frühstück mit Werbern“ gesprochen. Hört doch einfach mal rein!